Вверх

 
 

Вход на сайт

Логин
Пароль
Забыли пароль?

Авторизация

   Регистрация
www.guranka.ru > Стиль жизни > Карьера и бизнес > Что такое тайм-менеджмент или как везде успеть

Что такое тайм-менеджмент или как везде успеть

01.10.2014|Карьера и бизнес

Не остается времени на отдых и семью, а дела все прибывают? Цейтнот на работе? Как везде успеть и избежать стресса? Поможет тайм-менеджмент или эффективное планирование собственного времени.

Тайм-менеджмент (управление временем) - это технология организации времени и повышения эффективности его использования. Это стиль жизни и философия ценности времени в быстро изменяющемся мире.

В настоящее время существует огромное количество трудов по тайм-менеджменту и всевозможных техник управления временем. Многие методики не «работают» в российской действительности и не учитывают особенности национального характера. Но все же необходимо знать основные принципы управления временем, чтобы грамотно и эффективно строить свою рабочую деятельность и отдых.  

Один из самых известных законов планирования времени сформулировал итальянский экономист Вильфредо Парето. Правило Парето гласит:
Многочисленные второстепенные и легкие дела, требующие минимальных затрат времени, отнимают у нас в общей сложности 80% времени, а отдают нам лишь 20% полезных итогов.Поэтому начинайте свой день с выполнения жизненно важных задач и проблем, а уже потом переходите к второстепенным. 

Учимся расставлять приоритеты

Еще 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр предложил матрицу, по которой все дела можно разделить на 4 категории по критериям важности и срочности. Воспользуемся ею: 

Задачи А - важные и срочные
Например, критические ситуации, проекты с «горящим» сроком. Задачи такого типа необходимо выполнять без промедления.

Задачи Б - важные и несрочные
Например, стратегическое планирование в бизнесе, личностное развитие. Для задач данного типа необходимо устанавливать временные рамки.

Задачи В - неважные и срочные
Например, спонтанные просьбы или поручения «сделать что-то сейчас и быстро», не относящиеся к вашим непосредственным обязанностям и т. п. По возможности от таких просьб следует отказываться или перепоручать.

Задачи Г - неважные и несрочные
Это мелочи, отнимающие время (перекуры, «пустая болтовня», «болтовня» по телефону, просмотр сериалов и др. поглотители времени). 

От дел, попавших в группу Г, безжалостно и навсегда избавляемся! С задачами, попавшими в категории А, Б, В, немного поработаем:

1. Внутри каждой группы дел (А, Б, В) установим очередность проблем, вынося на первое место самые важные и трудные задачи.

2. Внимательно просмотрим список и вычеркнем все лишнее! В группе А должны остаться только важнейшие задачи, которые не подлежат перепоручению – это около 15% от всей суммы дел. В группе Б – значимые дела, которые не подлежат делегированию, около 20% от всей суммы задач. В группе В -  менее существенные проблемы, которые придется решать самим, около 65% от всей сумы дел.

3. Напротив каждой задачи проставим ориентировочное время решения. А теперь приведем список к следующим пропорциям:

- 65% запланированного времени мы должны отдать задачам А 
- 20% запланированного времени - задачам Б 
- и 15 % времени - задачам В

Правило: приоритет в списке дел всегда должен быть отдан задачам группы А!

Учимся контролировать свою деятельность
 
Для управления временем особенно важен контроль. Лотар Зайверт предлагает простой и очень удобный метод ежедневного итогового контроля в тайм-менеджменте - метод «пяти пальцев». Это элементарная техника, в которой за каждым пальцем руки закреплен один из параметров качества достижения цели. 

Достаточно лишь посмотреть на ладонь правой руки и по первым буквам названия пальцев вспомнить пункты, по которым мы осуществляем контроль. 

М (мизинец) - мысли, знания, информация. Мыслительный процесс. Что нового я сегодня узнал? В чем возросла моя компетентность, усилился профессионализм? Какие новые и важные идеи сегодня меня озарили? 

Б (безымянный) - близость к цели. Что я сегодня сделал и чего я достиг? 

С (средний палец) - состояние духа. Каким было сегодня мое преобладающее настроение? Что вызвало положительные эмоции и высокую мотивацию? 

У (указательный) - услуга, помощь. Сотрудничество. Чем я сегодня помог другим? Улучшились ли мои взаимоотношения с коллегами? С кем возник конфликт? 

Б (большой палец) - бодрость, физическое состояние. Что я сделал сегодня для моего здоровья и физической формы? Что позволило отдохнуть, восстановить силы? 

Отвечая себе на эти вопросы, мы сможем быстро и качественно проанализировать значимые итоги дня, произвести оценку своей работы.    

5 заблуждений современного тайм-менеджмента

В настоящее время многие разочарованы современными технологиями управления временем, считая их неэффективными. А происходит это из-за некоторых заблуждений, а именно: 

1. Тайм-менеджмент - это система контроля и управления временем

Смешно, но тайм-менеджмента не существует в природе. Мы не можем управлять временем и оказывать на него влияние. Зато мы способны осознать ограниченность временного ресурса и необратимость течения времени - и научиться строить свою жизнь с учетом этого. 

2. Время – это нечто неосязаемое

Важно чувствовать и понимать время! Мы обманываем сами себя, перенося на завтра невыполненное сегодня дело, думая, что у нас будет больше времени. Но ведь завтра у нас будет также 24 часа - и ни секундой больше! 

3. Необходимо научиться делать все быстро и эффективно

Но, заполняя до отказа свой день самыми разными делами и задачами, пытаясь успеть сделать как можно больше – мы выполняем работу скомкано и некачественно! При этом занятия спортом, время с семьей, саморазвитие – остаются вообще нереализованными. Ваш день - это ограниченное пространство, которое может вместить только определенное количество дел и событий, и они должны быть по-настоящему важны на сегодняшний день. 

4. Нужно составлять подробные списки задач на день, неделю, месяц

Но давайте взглянем на этот список реально. Он не работает, т.к. часто возникают непредвиденные обстоятельства, на которые мы должны гибко реагировать. Мы тратим массу дополнительного времени на раскачку, подготовку или завершение дела, что забываем учитывать в плане. Таким образом, до конца списка задач мы, зачастую, вообще не доходим!
Откажитесь от составления списков и замените их на перечень основных направле-ний, по которым вы сейчас работаете, обозначив, где нужно, отдельные шаги.

5. Многозадачность. Человек, способный держать в голове несколько задач одновременно – более эффективный работник

Но постоянное переключение внимания требует дополнительных затрат времени и энергии, а в результате снижает эффективность, замедляет мышление и повышает утомляемость. Большего можно достичь, если заниматься чем-то одним!

Перечисленные пять заблуждений не позволяют большинству людей реалистично взглянуть на свое отношение ко времени. Не стремитесь сделать более за меньшее время!

Полезные упражнения 

Помочь нам в рациональном планировании и организации собственного времени могут эти несложные упражнения. 

«Полный порядок»

Периодически систематизируйте свои профессиональные материалы, книги, записи. Наведите порядок у себя на столе. Определите каждому предмету конкретное место и в дальнейшем постарайтесь класть его именно туда. 

«Навести порядок»

Порядок в своих мыслях можно навести с помощью еженедельника, в котором следует записывать основные дела па предстоящий день и вечером проверять, все ли вы выполнили из того, что было задумано. Стремитесь осуществить все намеченное. 

«Конец - делу венец»

Нужно учиться делать одно, пусть маленькое дело, но до конца. Установите очередность и приступайте к выполнению. До тех пор пока вы работу не закончите, не отвлекайтесь! Обязательно одно дело доводим до конца! 

«Планирование»

На листе бумаги запишите все свои планы на предстоящий день. Теперь подумайте и зачеркните то, что вы вряд ли сможете выполнить. Еще раз просмотрите оставшиеся пункты и при необходимости вычеркните лишнее. А теперь основное - все оставшееся нужно выполнить! Приучайте себя осуществлять запланированное. Лучше меньше намечать, но все выполнять. 

Помните, что для успешного планирования времени необходима тренировка и терпение. Нужно учитывать особенности вашей работы и личности. Но на данном пути Вам может встретиться опасный и незаметный враг – поглотители времени! Это действия, которые занимают массу времени, но не несут никакого полезного итога. Так как своего врага нужно знать в лицо – разоблачим поглотителей в следующей статье!

                      

Читайте также:

Комментарии (0)

Пока нет ни одного комментария. Станьте первым!

Добавить комментарий


Введите код, указанный на картинке